Программа для автосервиса
Заказ-наряды, клиенты и деньги автосервиса — в одной программе
Rembox ведёт машину от звонка до выдачи: запись, приём, работы и запчасти, оплата, документы на печать. Программа стоит на компьютере и продолжает работать, когда пропадает интернет. Облако сводит данные всех компьютеров мастерской.
- Программа для Windows
- Работает без интернета
- Пять ролей с разными правами
- Данные можно выгрузить целиком
| Наименование | Кол-во | Итог для клиента |
|---|---|---|
|
Замена масла в двигателе
Исполнитель: Андрей П.
|
1 шт. | 1 200,00 ₽ |
| Масло моторное 5W-30 | 4 л | 3 160,00 ₽ |
| Фильтр масляный | 1 шт. | 640,00 ₽ |
|
Замена передних тормозных колодок
Исполнитель: Игорь С.
|
1 шт. | 1 800,00 ₽ |
Как это устроено
Путь машины через мастерскую
Каждый шаг, который у вас сейчас живёт в тетради, в мессенджере или в голове администратора, в Rembox записан в одном месте и связан с остальными.
-
Звонок и запись
Клиент позвонил впервые — достаточно имени и телефона, машину можно описать словами: «серая Гранта, стучит подвеска». Если не знаете, сколько займёт работа, запишите без времени окончания.
Когда клиент приехал, запись подтверждается одной кнопкой: программа сама находит его по телефону или заводит новую карточку, без повторного ввода.
-
Приём автомобиля
Пробег и состояние машины при приёме записываются в заказ-наряд. Программа печатает акт приёма с местом для подписи клиента — спор о царапине на бампере решается бумагой, а не памятью.
-
Заказ-наряд
Работы и запчасти вносятся таблицей: из своего каталога с готовыми ценами или вручную, если позиция разовая. Скидка ставится на строку, на каждую работу назначается мастер.
Запчасть со склада сразу уходит в резерв, а когда заказ завершён, списывается сама. Запчасть, которую привёз клиент, печатается с отметкой «предоставлено заказчиком».
Статус заказа виден всем: черновик, запланирован, в работе, завершён. Каждое изменение попадает в историю заказа с датой и временем.
-
Работа мастера
Мастер получает рабочий лист: машина, список работ, внутренние примечания и пустая таблица, куда он пишет, что сделано. Цен, скидок, оплат и маржи в листе нет — это не его забота.
-
Оплата и квитанция
Клиент платит частями, наличными или картой, вносит аванс заранее — программа держит в уме, сколько получено и сколько осталось. Аванс зачитывается в заказ одной кнопкой, на оплату печатается квитанция.
Ошибочную оплату не удалить молча: её отменяют с обязательной причиной.
-
После выдачи
У каждой машины — история заказов и владельцев, у каждого клиента — его автомобили и авансы. Рекомендации («заменить колодки через 5 000 км») печатаются в заказ-наряде и сохраняются в нём: когда клиент вернётся, прошлый заказ откроется из истории машины.
Поиск находит клиента, машину или заказ по имени, телефону, VIN, госномеру или номеру заказ-наряда.
Права доступа
Каждый видит своё
Менеджеру на приёмке не нужно знать закупочные цены и маржу, мастеру — суммы заказов и оплаты клиентов. В Rembox это не скрытые колонки, которые можно подсмотреть: программа просто не отдаёт эти данные тем, кому они не положены.
| Что | Владелец | Организатор | Администратор | Менеджер | Исполнитель |
|---|---|---|---|---|---|
| Клиенты, машины, заказы, запись, оплаты | Да | Да | Да | Да | Нет |
| Склад: остатки, списание, инвентаризация | Да | Да | Да | Да | Нет |
| Закупка, приходы склада, себестоимость, маржа | Да | Да | Да | Нет | Нет |
| Отчёты и начисления мастерам | Да | Да | Да | Нет | Нет |
| Пользователи и пароли | Все | Менеджеры и исполнители | Менеджеры и исполнители | Нет | Нет |
| Реквизиты, гарантия и текст в документах | Да | Да | Только просмотр | Нет | Нет |
| Экспорт всей мастерской | Да | Нет | Нет | Нет | Нет |
Исполнитель работает по бумажному рабочему листу. В программе он видит только оформление, свой пароль и общие данные мастерской.
Интернет и несколько компьютеров
Интернет пропал — работа идёт
Программа установлена на компьютере, и данные хранятся на нём же. Заказы, клиенты и оплаты вносятся без интернета, а когда связь вернётся, изменения сами уйдут в облако и появятся на остальных компьютерах мастерской.
- Войти без сети можно, если вы уже входили на этом компьютере с интернетом за последние 14 дней.
- Если два человека на разных компьютерах изменили одно и то же, ничего не теряется: программа покажет оба варианта, и выбор сделает человек.
- Номера заказ-нарядов не путаются: каждый компьютер получает свой запас номеров заранее.
- Владелец и администратор могут работать в мастерской из браузера, не подходя к рабочему компьютеру. Остальным сотрудникам доступ через браузер включают отдельно.
- Приёмка Синхронизировано
- Кабинет владельца Синхронизировано
- Ноутбук в боксе Не отправлено: 3 Нет связи. Изменения сохранены на этом компьютере
Себестоимость и маржа
Сколько вы заработали на каждом заказе
У запчасти в каталоге есть цена для клиента и предложения поставщиков: закупочная цена и доставка. У мастера — ставка в процентах от стоимости работы. Из этого программа считает маржу каждого заказ-наряда.
Суммы фиксируются в момент, когда строку добавили и мастера назначили. Если завтра поставщик поднимет цену или мастеру сменят ставку, закрытые заказы и прошлые отчёты не пересчитаются задним числом.
Запчасть со склада идёт в себестоимость по средней цене вместе с доставкой. Цена фиксируется, когда заказ завершён, и следующие приходы её не меняют.
В отчёте за период — выручка, оплаты, авансы, долги клиентов и начисления каждому мастеру с расшифровкой до заказа и работы.
Ваши данные
Данные мастерской принадлежат мастерской
Клиентская база — главное, что есть у сервиса, кроме мастеров. Поэтому программа ничего не удаляет тихо и всегда даёт забрать данные с собой.
- База на компьютере зашифрована Если файл базы скопируют с компьютера, прочитать его не получится. Данные одной мастерской не видны другой.
- Выданный документ не меняется задним числом Поменяли текст гарантии или цену в каталоге — старые заказ-наряды остаются такими, какими их получил клиент.
- Записи не исчезают Клиентов, машины и позиции каталога отправляют в архив, пользователей блокируют. Персональные данные клиента стираются только отдельной командой с подтверждением, а история его заказов остаётся.
- Экспорт всей мастерской Владелец в любой момент выгружает все данные вместе с PDF документов в один файл, защищённый его паролем. Даже если лицензия закончилась.
Честно
Чего Rembox не делает
Чтобы вы не узнали об этом после переезда.
- Нет личного кабинета клиента Клиент получает документы и рекомендации на бумаге. Рассылок и уведомлений клиентам программа не отправляет.
- Не ведёт закупки у поставщиков Склад у мастерской один. Заказов поставщикам, расчётов с ними и перемещений между складами в программе нет.
- Не считает налоги Суммы в документах — без расчёта НДС.
- Документы печатаются только с компьютера В браузере выданные документы можно скачать, а выпустить новый — только в программе на компьютере.
Вопросы
Что обычно спрашивают
Нужен ли постоянный интернет?
Нет. Интернет нужен, чтобы подключить компьютер к мастерской в первый раз, и время от времени — чтобы изменения разошлись по компьютерам. Без связи можно входить до 14 дней с последнего входа с интернетом.
Некоторые действия выполняет только облако, им связь нужна обязательно: например, создание пользователей, смена пароля или разбор конфликтов.
Можно ли вести склад запчастей?
Да. Программа считает остатки и резерв под открытые заказы, принимает приходы по накладным с доставкой и считает среднюю цену. Запчасть со склада списывается сама, когда заказ завершён, а брак, возврат поставщику и расходники списываются отдельно. Полки можно пересчитать инвентаризацией — целиком или по одному стеллажу.
Склад работает и без интернета на нескольких компьютерах: если два компьютера без связи списали одну деталь, после синхронизации учтены оба списания. Подробно — в инструкции «Склад запчастей».
На скольких компьютерах можно работать?
На стольких, сколько указано в вашей лицензии. Владелец видит список компьютеров в настройках и может отключить потерянный или старый — его место освобождается.
Что будет, если не продлить лицензию?
После даты окончания есть несколько дней запаса, программа работает как обычно и предупреждает баннером. Потом она переходит в режим «только чтение»: всё видно, документы открываются, экспорт мастерской работает, но изменить ничего нельзя. Данные никуда не пропадают, после продления работа продолжается с того же места.
Мастер ушёл и забрал пароль — что делать?
Заблокировать его в настройках, в разделе «Пользователи». Удалить пользователя нельзя, чтобы в истории заказов осталось, кто что делал, но войти он больше не сможет.
Мы работаем в другой программе. Можно перенести клиентов?
Напишите нам, что у вас сейчас, — подскажем, как перенести. Если вы храните логи диагностики в папках по машинам, Rembox умеет пройти по такой папке и предложить связать каждую папку с клиентом и машиной. Решение по каждой папке принимает человек, сама программа ничего не создаёт.
Я не разбираюсь в компьютерах. Справлюсь?
Для этого написаны инструкции: каждое действие расписано по шагам, с названиями кнопок и тем, что должно появиться на экране. Начните с раздела «Первые шаги».
Как начать работать
Мастерская в Rembox создаётся по приглашению. Напишите нам — расскажем об условиях и пришлём ссылку для регистрации.
- Вы получаете письмо со ссылкой для регистрации мастерской.
- Регистрируете мастерскую: придумываете ей адрес, название и пароль владельца.
- Ставите программу на компьютеры с Windows и подключаете их к мастерской.
- Заводите сотрудников, каталог работ и начинаете принимать машины.